ACULCO ONGD cuenta con un programa de contabilidad personalizado denominado A3ASESOR, que está gestionado por la entidad gestora GLOBALTIA CONSULTORES S.L con CIF B86450591, sita en C/ Velázquez 24, 2ºIZQ -28001-Madrid capital.
Las sedes de ACULCO ONGD situadas principalmente en Alicante y Madrid, recopilan toda la facturación y nóminas que tienen lugar a lo largo del año, mes a mes. Esa recopilación documental, cuenta con el escaneo de toda la facturación que se envía a ACULCO MADRID, mensualmente.
Metodología del registro contable
En cada sede se cuenta con un Administrador encargado de recopilar la facturación en un programa contable que vincula las facturas con cada uno de los proyectos, haciendo constar el porcentaje de imputación de las mismas.
Al mismo tiempo la entidad cuenta con la gestoría GLOBALTIA CONSULTORES S.L, que es la que valida en el programa de contabilidad todos los datos de facturación y salarios de ACULCO, de manera que facilita la adquisición de los modelos Tributarios como son 111, 115, 180, 182,190, etc., seguros sociales TC1-TC2, y tramita el alta y las bajas de los trabajadores.
La metodología de registro contable se implementa desde la recopilación local de facturación en el libro diario haciendo constar la fecha, el número de factura y la identificación del proveedor, especificando el CIF, la base imponible, el IVA y la retención si la tuviera. Todas las facturas que se generan mensualmente son escaneadas y archivadas en carpetas dentro del archivo anual físico, que se guardan bajo llave. El archivo pdf digital mensual se envía a la sede central de Madrid, que presenta del mismo modo la facturación a la Gestoría GLOBALTIA CONSULTORES S.L que es la responsable de volcar los datos de cada una de las facturas al programa de Contabilidad A3ECO que trabaja nuestra gestoría.
Identificación y verificación de los gastos imputados
La identificación y verificación del coste real de los gastos imputados se realiza a través de la contabilidad Analítica mediante la vinculación física y contable en el programa de contabilidad donde cada proyecto se relaciona con un número identificador.
Todas las facturas que se imputan a un proyecto dentro del programa de contabilidad se asocian al número que hace referencia el proyecto, donde al mismo tiempo se especifica el porcentaje de imputación de las nóminas, seguridad social y facturación.
Físicamente se estampa en cada una de las facturas el sello que debe contener ciertos datos exigidos por la entidad subvencionadora como número de expediente del proyecto donde se especifica la convocatoria y el año, el porcentaje de Imputación y el importe imputado en cada una de las facturas originales vinculadas al proyecto.
Contablemente, al estar la información de todas las facturas generadas durante el año dentro del programa de contabilidad de nuestra gestoría GLOBALTIA CONSULTORES, cada una de las facturas se vinculan a los proyectos que estaban vigentes, resultando una contabilidad de analítica por proyecto, donde cada proyecto está vinculado a un número, y las facturas de cada proyecto se relacionan a este número.
Ejemplo: Nombre de Proyecto se vincula con el número 02004. Todas las facturas imputadas y relacionadas con este proyecto se encuentran relacionadas con un único número, el 02004, siempre y cuando se hayan imputado en un 100% al proyecto. Esto permite mayor transparencia y claridad en la contabilidad de Costes por Proyecto. Cuando se intenta vincular una factura de un proyecto a otro proyecto, automáticamente salta un aviso donde indica la imposibilidad de vincular una factura ya vinculada e imputada en un 100%.
Autorización del gasto
La autorización del gasto se realiza teniendo en cuenta el procedimiento de pago de las facturas, nóminas y servicios. Los servicios contratados de luz, agua y teléfono se cargan automáticamente en la cuenta de ACULCO ONGD. Los pagos del resto de facturas y nóminas se realizan mediante cheques nominativos. La autorización se realiza mediante firma mancomunada, donde es necesario dos firmas como mínimo. Actualmente, en la cuenta tienen firma tres personas: el Presidente, el Vicepresidente y el Tesorero de ACULCO ONGD. Existen otras facturas de pagos menores que se abonan en efectivo, cuyo dinero se ha extraído de un cheque al portador, cuyo importe se ha guardado en la caja menor. Este procedimiento es mínimo y extraordinario, ya que la mayoría de las facturas están domiciliadas, tal y como ocurre con los seguros sociales.
Procesos y herramientas que impiden la doble financiación
El sistema contable utilizado es analítico y de costes por proyectos, por centro de costes. La presentación de la contabilidad anual, implica la vinculación de las facturas por proyecto, siendo imposible su imputación por duplicado. Los administradores son los encargados de realizar las vinculaciones de las facturas a cada proyecto, pudiendo realizarla desde las oficinas de ACULCO MADRID Y ALICANTE estableciendo un porcentaje de imputación a las mismas que generalmente es del 100% por proyecto. Cuando vinculamos una factura a un proyecto, se la imputa generalmente en un 100%. Si hay dos proyectos en ejecución y esa factura es de luz y ha tenido la misma importancia en el uso de la red eléctrica, imputamos esa factura con dos sellos de imputación del 50%. El programa contable nos alerta de la imposibilidad de realizar una doble o más imputación por factura y proyecto dependiendo del porcentaje y su vinculación a un proyecto o a varios.
Control y verificación
Semestralmente realizamos informes de seguimiento económico de la evolución de los proyectos y de las facturas registradas en el programa contable, que están vinculadas a los mismos. La vinculación porcentual de las facturas en el programa contable no se puede variar una vez ha quedado confirmado y justificado. Cuando se nos ha solicitado el envío de la relación de justificantes de gasto mediante escaneo por correo electrónico, hemos dado respuesta satisfactoria al comprobar los auditores la verificación detallada del gasto.
Auditoría y resultados
A través de las tecnologías informáticas y la máquina escáner que tenemos, procedemos al escaneo de las facturas mensualmente. También realizamos el escaneo de las facturas vinculadas a los distintos proyectos. Desde hace Diez años ACULCO MADRID Y ALICANTE viene escaneando las justificaciones económicas de los proyectos, lo que equivale a reunir en un archivo pdf. toda la relación de facturas, nóminas y justificantes de gastos de cada proyecto.
Estrategia de control frente al fraude
A nivel administrativo contable frente al fraude, ACULCO ONGD trabaja con cuentas a su nombre donde se cargan la mayor parte de los recibos domiciliados, que hacen referencia a las facturas de los bienes y servicios por los que paga: La luz, el agua, el teléfono, alarma, seguros de voluntarios, seguros de responsabilidad civil, la seguridad social y las declaraciones tributarias como son los modelos 111, 115 están domiciliados sus pagos en cuenta.
El pago de las nóminas de los trabajadores se realiza a través de cheques nominativos cuyo extracto bancario muestra la salida de dinero. No manejamos más de 300 € en efectivo. Dinero que se establece en la Caja Menor de la entidad, para gastos menores de papelería.
Todas las cuentas de ACULCO ONGD tienen autorización de firma mancomunada, no solidaria, donde es necesario un mínimo de dos firmantes. Los autorizados son el Presidente y Tesorería. La certificación digital posibilita el buen funcionamiento de la entidad.
Certificación de Calidad
Disponemos de un sistema de Gestión de la Calidad que cumple con los requisitos de la Norma de referencia UNE-EN ISO 9001:2008 y de un Informe de auditoría que hemos adjuntado.
De acuerdo a la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, ACULCO dispone de la web: https://aculco.org/ donde puede verse perfectamente nuestra documentación y balances contables, así como se informa de nuestras reuniones ordinarias y extraordinarias, de nuestras actividades y proyectos vigentes, así como de los procesos y procedimientos democráticos y participativos que tienen como fin el buen funcionamiento de la entidad.
Sostenibilidad y viabilidad
ACULCO ONGD se presenta a distintas convocatorias públicas y privadas, cuyo resultado es la obtención de subvenciones para llevar a cabo las actividades de los proyectos presentados a las distintas administraciones.
También cuenta con un equipo de dirección comprometido que ha demostrado que, en caso de quedar la entidad sin recursos financieros, ha puesto dinero de su propio capital personal para acometer la viabilidad de los proyectos de la entidad.
También hemos recurrido a préstamos personales privados para mantener el funcionamiento de la entidad.
Por otra parte, ACULCO recibe ingresos privados, como son las donaciones particulares, las cuotas de socio o la cafetería cultural y de comercio justo “Tierra Solidaria”, gestionada por la propia ONGD ACULCO y que sirve como canalizador de cohesión social entre población de origen inmigrante y autóctona, así como de vía de comercialización de productos de comercio justo y solidario o ecológicos locales.
ALVARO DE JESUS ZULETA CORTES
REPRESENTAN LEGAL Y PRESIDENTE