Balance y evaluación del programa Integración ágil y dinámica
La Asociación Sociocultural y de Cooperación al Desarrollo por Colombia e Iberoamérica, ACULCO, a lo largo del año 2010 se ha visto inmersa en un proceso de análisis y mejora de la gestión, tanto interna como externa. Es decir, un análisis de los procedimientos internos de organización del trabajo y de los modos en que la entidad presta sus servicios a la población usuaria. Esto se ha concretado en diversas acciones e iniciativas, las cuales han contribuido notablemente a la mejora continua de los resultados -actuales y futuros- obtenidos por ACULCO y a aproximarnos más y mejor a la realidad sobre la que actuamos. Dichas iniciativas, las cuales integran el proyecto Integración Ágil y Dinámica, subvencionado por el Ministerio de Trabajo e Inmigración y el Fondo Social Europeo, han sido las siguientes:
· Manual de inducción para personal nuevo, profesional y voluntario.
Este manual sirve a la entidad para proporcionar una inserción efectiva a la dinámica, misión, visión y principios de ACULCO al personal que se incorpora a colaborar con nosotros. Consiste en un itinerario de introducción al trabajo que realizamos para que la persona que se incorpore vaya conociendo, mediante una serie de charlas y consulta de documentación diversa, la realidad de ACULCO, sus ámbitos de actuación, población atendida o metodología de trabajo.
· Manual de funciones
Ya disponemos de esta útil herramienta de coordinación interna. El documento estipula las funciones y responsabilidades de la estructura organizativa de ACULCO Madrid, delimitando las propias de cada uno de los puestos que componen el equipo de trabajo. De esta forma, la coordinación y el trabajo en equipo resulta más coherente y sistemático, sin producirse solapamientos y posibilitando una sustancial mejora de los procesos de comunicación.
· Implantación del sistema de calidad ISO 9001.
ACULCO ha apostado por una cultura de la calidad, lo que comporta que hemos mejorado el control y registro de la documentación, potenciado la formación, racionalizado los procesos de comunicación interna y asegurado los sistemas de prevención de riesgos laborales y promoviendo la cultura de la salud en el trabajo, entre otras iniciativas. Todos estos avances se integran en el sistema de gestión de la calidad que ha implantado ACULCO, el cual nos sitúa en disposición de obtener el sello ISO 9001:2008, distintivo de las organizaciones que aplican la mejora continua a sus procesos de trabajo.
· Análisis de los procesos de gestión interna y de atención a usuarios desarrollados en Aculco-Madrid.
Este estudio ha servido de base a la realización de otras iniciativas del programa, especialmente al proceso de implantación del sistema de calidad ISO 9001. Nos ha permitido efectuar una evaluación del trabajo que a nivel interno realiza la entidad para señalar tanto los puntos débiles como los fuertes, y de este modo orientar la acción potenciar las fortalezas para lograr una mejora de la eficacia de las actuaciones que llevamos a cabo.
· Elaboración y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de información relativa a personas usuarias.
ACULCO Madrid dispone de esta base de datos de archivo de la información relativa a personas usuarias. Esta aplicación informática que permite gestionar de forma segura y confidencial dichos datos, garantizando además la conformidad con la Ley 15/9, de Protección de Datos de Carácter Personal. La herramienta posibilita además una gestión más eficiente de los archivos, en lo referente a su búsqueda, localización y control estadístico.
· Elaboración y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de información relativa a convenios firmados con Aculco.
Se trata de una base de datos que nos permite aumentar el grado de control en el archivo, clasificación y localización de cualquier convenio suscrito entre ACULCO y cualquier otra entidad. De este modo contamos con un medio para gestionar con seguridad y fiabilidad esta importante documentación, teniéndola en todo momento controlada y fácilmente accesible.
Habiendo llegado casi al fin de la ejecución del proyecto es momento de hacer balance.
Desde ACULCO consideramos, a partir de la experiencia con el proyecto, que la incorporación de la calidad resulta sumamente útil y ventajosa para el trabajo, tanto a nivel interno como externo. Reflexionar sobre los procesos de trabajo y valorarlos según unos criterios definidos, nos ayuda a replantearnos cómo estamos actuando y en qué medida estamos procediendo con una eficacia y un rendimiento óptimos.
El proceso de implantación de un sistema de calidad comporta realizar un diagnóstico de nuestros métodos de trabajo y de los resultados que estamos logrando, señalando la estrecha relación existente entre ambos. Nuestro objetivo, como el de toda organización es la consecución de los objetivos y metas que nos marcamos, y hacerlo además con los recursos que tenemos a nuestro alcance. Dichas metas pasan por diseñar y desarrollar proyectos de calidad que se distingan por un impacto perceptible, el suficiente para lograr un cambio positivo en las situaciones de vulnerabilidad social que atendemos.
El sistema de calidad nos ha permitido detectar algunos puntos flacos de nuestra gestión, controlarlos y poner los medios para corregirlos. Nos ha servido también para ser más conscientes de las dinámicas de trabajo, de los hábitos y costumbres que tenemos, lo cual es el principio de una posibilidad de mejora, haciendo un análisis crítico de nuestro trabajo. Todo esto hace posible que actuemos con una mayor agilidad y capacidad de respuesta, tanto en lo referente al tiempo de respuesta (no demorar excesivamente en responder) como en el alcance de dicha respuesta (a cuantas personas atendemos y la calidad de la atención, adecuada a sus necesidades reales).
El conjunto de iniciativas que se han descrito anteriormente se encaminan por tanto a la mejora continua de la labor social que llevamos a cabo. La mejora continua es el rasgo característico y definitorio de un sistema de calidad, su objeto y propósito. Entendemos además la Calidad como una forma de evaluar el trabajo realizado, de planificar mejoras (o acciones correctivas) y de ejecutarlas. Actualmente ACULCO está culminando un estudio en torno a la evaluación de proyectos, en el marco del proyecto Tejer en Madrid, que cuenta con el apoyo del Ayuntamiento de Madrid. Entendemos, tanto la evaluación como la calidad, en un sentido amplio. Consideramos que ambos procesos confluyen para producir sinergias y generar un caudal de conocimiento sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos que es de suma utilidad para poder mejorar y crecer.